Microsoft Excel là một phần mềm dạng bảng số tính toán có tính năng vô cùng phong phú. Theo ước lượng của nhiều chuyên gia, người làm việc văn phòng bình thường chỉ sử dụng tới 10% tính năng và công suất của Excel đã là nhiều. Trên thực tế, Excel thường được sử dụng trong các công việc:

• Lên các bảng tính toán nhanh, như bảng lương, tính công, tính toán chi phí;
• Xây dựng các biểu đồ, nhập dữ liệu, sản xuất ra các minh họa hình ảnh;
• Các mô hình tính toán tài chính có qui mô ở mức trung bình;
• Các tính toán toán học sử dụng nhiều hàm (số lượng hàm toán học có sẵn trong Excel sau khi bổ sung add-in và analysis tăng lên đáng kể);
• Tìm kiếm các nghiệm theo các phương pháp lặp Newton-Ralphson, tìm kiếm nghiệm có điều kiện dạng Goalseek, Solver;
• Tiến hành các hồi qui đơn giản hoặc smoothing bằng hình ảnh và không quá kỹ lưỡng các chi tiết toán học (làm trơn các điểm dữ liệu rời rạc);
• và rất nhiều tính năng khác

Excel cũng thường xuyên được nâng cấp, ta nhận thấy rõ nhất là hình ảnh và giao diện đẹp hơn. Ở mức thông dụng, hi vọng các thông tin dưới đây có ích cho người sử dụng.

Excel là một bảng chứa các cột và dòng. Ta có thể nhập vào từng ô trong đó chữ, số hay công thức, tùy vào nhu cầu sử dụng. Sự khác biệt đầu tiên ta có thể dễ dàng nhận của Excel 2007 là giao diện đã được đổi mới bắt mắt và thân thiện với người sử dụng hơn. Không chỉ vậy mà còn có đôi chút thay đổi khá thú vị.

1. Số hàng và số cột:

Excel 2003: 65.636 hàng, 265 cột.

Excel 2007: 1.048.576 hàng (gấp 14 lần), 16.384 cột (gấp 84 lần). Điều này có nghĩa là nếu mỗi ngày chúng ta có khoảng 2.800 records thì một sheet chúng ta có thể lưu trữ cho một năm dữ liệu. Về số cột thì có thể nói chúng ta tha hồ.

2. Menu trong Excel 2007 gồm có các menu sau:

Home: Đây là các thao tác thông dụng nhất các bạn thường dùng như: Clipboard, Font (Ctrl+Shift+F), Alignment, Number, Styles, Cells, Editing.

Insert: Gồm các tác vụ sau: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text.

Page layout: Themes, Page setup, Scale To Fit, Sheet Options, Arrange.

Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation.

Data: Get External Data, Connection, Sort& Filter, Data, Tools, Outline.

Review: Proofing, Comments, Changes.

View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros.

Nếu các bạn đã quá quen  với Excel 2003 và các phiên bản trước, thì với phiên bản này hệ thống Menu sẽ làm cho các bạn cảm thấy khó chịu. Trước đây việc vào Tools/Options để chỉnh các thiết lập thì nay không còn nữa. Các bạn sẽ chỉnh trực tiếp khi di chuyển qua các Menu đã giới thiệu ở trên. Bạn sẽ cảm thấy màn hình hơi bị "chật chội" bởi việc bố trí hệ thống Menu.

Các thao tác về tập tin (giống như trong Menu File trong Excel 2003) thì các bạn phải Click vào biểu tượng Microsoft Office  ở góc trên cùng bên trái.

3. Việc trợ giúp khi lập công thức:

Hẳn các bạn sẽ rất hài lòng với việc trợ giúp khi các bạn gõ công thức.

Bạn chỉ việc gõ vào một ô "=v" thì lập tức các công thức sẽ được liệt kê như hình dưới đây:

4. Sự khác biệt khi bạn Click phải chuột:

Xem hình minh họa là các bạn hiểu ngay.

5. Conditional Formatting:

Các bạn có thể định dạng theo 64 điều kiện. Trong khi Excel 2003 chỉ có tối đa 3 điều kiện.

Excel 2007 cung cấp các điều kiện các kiểu định dạng mới sau (chú ý rằng các định dạng này sẽ không có trong Excel 2003)

Color Scales: màu các bạn có thể cho chuyển từ đậm đến nhạt hơn.

Data bars: các giá trị ô cao hơn sẽ  được định dạng bởi các màu dài hơn.

Icon sets: định dạng bởi các biểu tượng.

Top or Bottom ranked values: chỉ những giá trị ở trong những vị trí trên cao hay dưới sẽ được định dạng thì tùy theo bạn xác định.

Above or below average values.

Unique or duplicate values.

Table column comparision to determine which cells to format.

6. Lọc dữ liệu:

Với phiên bản này các bạn có thể lọc theo giá trị của ô, theo màu tô nền, theo màu font, the Icon.

7. Việc nhập dữ liệu từ bên ngoài:

Chúng ta thử vào Menu Data và From Access để nhập một bảng từ Access vào. Sau khi thực hiện một số thao tác đơn giản bạn sẽ mở ra được một bản như hình trên.

Bạn có thể dùng Refresh để cập nhật lại bảng dữ liệu này khi có sự thay đổi. Bạn có thể thực hiện các lệnh trên Menu. Ví dụ như lệnh Remove Duplicates, xóa đi các dữ liệu trùng. Bạn có thể định nghĩa các dữ liệu trùng này. Trong hình trên  các bạn để ý thấy Menu Table Tools xuất hiện không? Nó sẽ xuất hiện một khi thao tác các bạn cần.

8. Lưu Workbook:

Khi lưu một Workbook các bạn có thể lưu dưới các dạng như sau:

Excel Workbook khi lưu dưới dạng này các code của bạn trong VBE sẽ bị mất.

Excel Macro Enabled Workbook: lưu dưới dạng này sẽ cho phép bạn sử dụng các đoạn code lưu trong VBE của Workbook.

Excel Binary Workbook

Excel 97-2003 Workbook

Sưu tầm và tổng hợp