Tìm kiếm  
 
Quy trình Qui hoạch tối ưu Dự án Chất lượng Quản trị kho Phản hồi thị trường Công nghệ
Thiết kế và triển khai | Thiết kế sản phẩm và năng lực hệ thống
Bạn đang ở :  Trang chủ » Kiến thức KD » Sản xuất vận hành » Quy trình » Thiết kế và triển khai

Tin Tức Kinh Tế - Tài Chính

Saga-Việc Làm

THẾ GIỚI KINH DOANH

CUỘC SỐNG

THUẬT NGỮ

 

SỰ KIỆN - CHUYÊN ĐỀ

BÀI HAY

Qui trình vận hành cho thành công kinh doanh
... Xem toàn bộ

BÀI BÌNH CHỌN

  Qui trình vận hành cho thành công kinh doanh  
... Xem tất cả
 
ĐĂNG NHẬP
  Tên truy cập:
  Mật khẩu:

Quên mật khẩu

Tại sao Saga?

1 Bài viết vàng / 17 Bài viết bạc

  Liên hệ nóng:
YM: sagarina 
sagavietnam 
     Email: info@saga.vn

 

Người gửi: zTranTriDung  --   14/12/2007 10:18 PM    

Qui trình vận hành cho thành công kinh doanh

( Bình chọn: 8   --  Thảo luận: 6 --  Số lần đọc: 41472)

Phần khởi động của nhân viên mới trong một tổ chức chuyên nghiệp thường bắt đầu bằng việc “nghiên cứu” một tập tài liệu được đóng quyển ngay gắn, in sạch sẽ, trình bày gọn và rõ ràng. Tập tài liệu này có tên gọi: Qui trình vận hành.

Qui trình vận hành, có thể định nghĩa, là tập hợp các chỉ dẫn, qui tắc, và chuẩn mực mà người làm công việc chuyên môn cần tuân thủ và thực hiện. Sau khi đọc kỹ lưỡng các nội dung trong Qui trình vận hành, một nhân viên hiểu được nội dung cơ bản nhất trong vận hành của tổ chức, cụ thể gồm:

  • Các nhiệm vụ và nghĩa vụ cần hoàn thành với vị trí đang đảm nhận;
  • Nguyên tắc đạo đức và hành vi cần tuân thủ trong thực hiện công việc, giao tiếp và truyền thông với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng;
  • Cơ cấu tổ chức và hệ thống quan hệ chuyên môn;
  • Các biểu mẫu, bảng biểu, báo cáo… theo tiêu chuẩn;
  • Cơ chế và chuẩn mực đánh giá hiệu quả công việc;
  • Quy tắc khen thưởng và xử phạt;
  • Các qui tắc thực hành, xử lý tốt nhất (best practice);
  • Kiến thức và kỹ năng cơ bản cần có và trau dồi thường xuyên.

Vì sao cần có qui trình vận hành?

Ray Kroc, sáng lập McDonald, đã dựng lên cả một đế chế nhượng quyền hùng mạnh, một phần rất lớn, là nhờ vào khả năng tạo dựng một qui trình thực hành kinh doanh đồng bộ. Tất cả các bước vận hành hàng ngày của một cửa hàng McDonald đều được viết rõ ràng và đầy đủ trong bản qui trình vận hành. Đến hôm nay, điều này đã trở thành một tiêu chuẩn không thể thiếu trong mô hình kinh doanh nhượng quyền.

Nhưng qui trình vận hành không chỉ cần thiết cho kinh doanh nhượng quyền. Một bản qui trình vận hành tốt là tiền đề quan trọng cho thành công của tổ chức kinh doanh. Viết qui trình vận hành chính là một công việc chuẩn bị quan trọng cho quá trình chuẩn bị khởi nghiệp kinh doanh. Sản phẩm, dịch vụ sẽ cung cấp cho thị trường được định nghĩa chính xác. Các công việc cần thực hiện để đảm bảo cung cấp đúng và đủ đầu ra của doanh nghiệp được mô tả đầy đủ. Từ đó, có thể xác định được các nhu cầu về nguồn lực cần chuẩn bị và huy động để triển khai hoạt động kinh doanh.

Quá trình phát triển qui trình vận hành cũng giúp hình dung các công việc sẽ phát sinh và qua đó phát hiện những gì đã có và những gì cần bổ sung để đảm bảo thành công kinh doanh. Cũng nhờ việc chuẩn bị qui trình vận hành mà khi triển khai thực tế, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được các chi phí không cần thiết cũng như tránh được nhiều sai lầm. Bản qui trình vận hành thậm chí có thể giúp hình dung tới các tình huống chi tiết nhất như cách trả lời điện thoại của nhân viên lễ tân, sắp xếp một buổi gặp gỡ với khách hàng ra sao…

Với một tổ chức đang hoạt động, qui trình vận hành giúp giảm thiểu chi phí và thời gian để một nhân sự mới hoà nhập vào vân hành chung. Và khi một nhân sự trong tổ chức gặp phải vấn đề hay khó khăn cần giải quyết, việc đầu tiên có thể làm là tra cứu qui trình vận hành. Và nhờ đó, mà nhân sự này biết mình cần gặp ai, trao đổi thế nào, khi nào thì vấn đề đã được xử lý xong…

customer1.gifQui trình làm việc, đôi khi, còn là cơ sở rất hữu ích để giải quyết các xung đột giữa người lao động và người sử dụng lao động. Điều này, trước hết là nhờ các định nghĩa rõ ràng thế nào là hành vi xung đột lợi ích của cá nhân với lợi ích của tổ chức, thế nào là công việc đã hoàn thành, khi nào thì người làm chuyên môn có nghĩa vụ bảo mật thông tin…

Thường xuyên đối chiếu vận hành thực tế với các nội dung trong qui trình vận hành giúp ích rất nhiều cho người làm công tác quản lý. Các hành vi sai lệch được điều chỉnh. Các công đoạn bất hợp lý được tinh giảm. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp tới khách hàng được đảm bảo và đồng nhất. Cuối cùng, bản qui trình vận hành đã được viết ra thì cũng sẽ được sửa đổi cho phù hợp với môi trường kinh doanh biến động, và/hoặc hướng sản xuất kinh doanh với các sản phẩm và dịch vụ mới.

Làm gì để có bản qui trình vận hành tốt?

Tuân thủ sáu bước sau giúp chúng ta có một bản qui trình vận hành tốt.

1. Viết qui trình vận hành cho người sử dụng, không phải cho luật sư

Không ít người cho rằng qui trình vận hành là thứ cần cho đủ và mang ít tính thực tiễn, do vậy, bản qui trình được viết bằng ngôn ngữ mà chỉ các luật sư hay đại lý bảo hiểm mới có thể hiểu được. Các bản qui trình theo dạng này có vô số chương, điều, khoản, mục… và trình bày các thông tin quan trọng trong các tiểu mục vô cùng khó tìm. Một đặc điểm chung khác của qui trình vận hành loại này là rất dày, thậm chí tới mức không thể di chuyển và sử dụng.

  • Để khắc phục, có vài điểm lưu ý:
    Sử dụng các tiêu đề mang tính miêu tả qui trình và thủ tục: Ví dụ: Tổng quan, Công đoạn 1, Công đoạn 2…
  • Cố gắng hạn chế các bước trong một thủ tục. Ví dụ: tự đặt ra nguyên tắc một thủ tục sẽ được thực hiện không quá 9 bước. Nếu để hoàn thành công việc cần nhiều hơn 9 bước, có thể chia thành nhiều thủ tục.
  • Sử dụng các câu đơn giản và lược các từ không cần thiết
  • Sử dụng các dạng liệt kê (bulleted và numbered) để làm nổi bật các điểm quan trọng

Qui trình vận hành còn thường được sử dụng làm tài liệu đào tạo nội bộ và đào tạo nhân viên mới. Một số phương pháp có thể áp dụng để xây dựng qui trình có khả năng đáp ứng mục tiêu này như: đưa câu hỏi tại cuối mỗi phần nội dung quan trọng; miêu tả các tình huống thực tiễn điển hình trong xử lý sự cố, giải đáp thắc mắc khách hàng…

2. Tận dụng các hình ảnh minh hoạ

Trăm nghe không bằng một thấy”. Tận dụng các hình ảnh minh hoạ để thu hút sự chú ý và diễn giải các qui trình, thủ tục, khái niệm phức tạp.

useoficon.gif

3. Sử dụng nhiều dạng trình bày thay thế

Qui trình vận hành thường thấy nhất ở dạng một tập văn bản dày, in trên khổ giấy A4. Không nhất thiết phải như vậy. Bản qui trình lớn có thể được chia thành nhiều tờ gấp nhỏ, được in và thiết kế đẹp, có đánh mã số để tiện sử dụng và tra cứu. Đôi khi, còn có bắt gặp một vài qui trình được đính trên cánh cửa hoặc dán trên tường. Thường thấy nhất có lẽ là hướng dẫn làm gì khi xảy ra hoả hoạn.

4. Dùng kiểu chữ và cách bài trí văn bản hấp dẫn

Kiểu chữ và cách bài trí giúp bản qui trình vận hành trở nên dễ đọc hơn. Kiểu chữ và logo sử dụng trong bản qui trình tốt nhất là thống nhất với kiểu chữ và logo chuẩn của tổ chức. Cỡ chữ không nên to vừa phải và rõ đảm bảo thuận tiện nhất cho việc đọc và sao lại qua máy photocopy. Sử dụng kiểu chữ đậm và/hoặc nghiêng cho các nội dung quan trọng.

5. Bố trí nội dung dễ đọc nhất

Bố trí các khoảng trống trắng hợp lý trong trình bày nội dung qui trình. Cách dòng giữa các tiêu đề và đề mục vừa giúp người đọc không bị quá mỏi mắt vừa tạo ra điểm nhấn với các nội dung cần chú ý.

Có thể bố trí nội dung thành các cột, hai đến ba là vừa. Từ khoá với nội dung của từng đoạn được trình bày tách rời bên cạnh mỗi cột.

6. Các phương thức truyền đạt khác nhau

Tiến bộ công nghệ mang lại nhiều lựa chọn phong phú trong cách thức truyền đạt nội dung qui trình vận hành: bản in trên giấy, bản pdf trên mạng nội bộ, đĩa CD, băng video,v.v… Tổ chức có thể lựa chọn hình thức truyền đạt phù hợp với ngân sách và cách thức vận hành của mình.

Sơ đồ quan hệ giữa các bộ phận thể hiện bằng các hình khối, gạch nối và mũi tên được lưu giữ tại phòng tổ chức, hành chính, hay nhân sự trong các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên một bản qui trình vận hành rõ ràng, được đầu tư nguồn lực đúng mực không thường thấy. Khi giá cổ phiếu được xác định qua cung cầu của đông đảo các nhà đầu tư trên các sàn giao dịch, một bản qui trình làm việc chuyên nghiệp đi kèm với các tài liệu giới thiệu tiềm năng doanh nghiệp và các thông số kết quả kinh doanh, tình hình tài chính giúp nhà đầu tư tin tưởng hơn vào năng lực cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp đang trong tầm ngắm.

© Trần Trí Dũng, www.saga.vn

 
Bookmark and Share
  File gắn kèm:
 
  File download:
 
Điểm trung bình:           Tổng điểm: 38/ 8 lượt bình chọn
Bình chọn:
 

+ Thêm vào Bài viết ưa thích +   

+ Xóa bỏ việc nhận tin nhắn thông báo khi có thảo luận mới cho bài viết này +   
 
Bổ sung nội dung cho bài viết và tranh luận( 2)
  khanhsaga2009 (22/05/2010 09:00 PM) Có ích: 0/0    
 
© SAGA - Các bác tham khảo ý tưởng này nhé! -  Chào tất cả các bạn. Hiện tôi đang ấp ủ một ý tưởng mang tính đột phá khả năng thành công rất cao. Trên nền tảng thị trường ô tô, xe máy ở VN là rất lớn, tôi nảy ra ý tưởng với sản phẩm làm cho người sử dụng trở lên tiện lợi hữu ích hơn, mang tính thời trang, phong cách mới lạ (vì tính bảo mật không tiện nói rõ ở đây). Tôi đang trong quá trình xây dựng lập kế hoạch chi tiết. Dự kiến sản phẩm khi ra thị trường có giá giao động từ 50 - 500.000đ. Rất mong nhận được sự đóng góp và hợp tác chia sẻ thành công của các tổ chức, cá nhân. Yêu cầu khi tham gia các bạn có vốn( ít nhất 100 triệu) nếu có được các kỹ năng về kỹ thuật và quản lý… thì càng tốt. Mọi chi tiết liên hệ qua email beiongchul@gmail.com hoặc nick chat hoanggiakhanh2010. Tôi sẽ hồi đáp và tổ chức họp mặt nhóm trong thời gian gần nhất. Cảm ơn các bạn đã quan tâm.
 
   
     
  leoanh (07/04/2008 11:53 AM) Có ích: 1/1    
 
© SAGA - Quản trị thay đổi dự án -  Các anh chị có ai biết về quản lý sự thay đổi trong dự án không? Em đang thực hiện cái quản lý sự thay đổi bao gồm: sự thay đổi tự phát sinh trong dự án và sự thay đổi từ phía khách hàng. Có anh, chị nào rành về phần này xin chỉ giúp em với. Em xin cám ơn trước!
 
   
     
 
Thảo luận (4) Thành viên ưa thích (9)
Trang trước   -  1/1  -   Trang sau
 
  max2051977 (02/08/2008 09:58 AM)  
 
Chào cả nhà: hiện tại mình đang học MBA. chuẩn bị thi môn quản trị vận hành. các bác nào có tài liệu liên quan tới môn học này vui lòng chia sẻ lên giúp mình nghen. Cám ơn các bác rất nhiều.
 
   
     
  chickendown (13/03/2008 02:30 PM)  
 
Bác nào có quy trình mẫu vận hành toà nhà thì chỉ giáo cho em với!
 
   
     
  hocondethuong (29/01/2008 09:05 AM)  
 
Các Anh Chị vui lòng giúp dùm em cách cải tiến quy trình hệ thống chất lượng với được không? Em đang bí về phần này? Cám ơn các Anh chị trước nhé!
 
   
     
  dkanh (28/01/2008 03:25 PM)  
 
Xin các bác chỉ giúp dùm: Em đang loay hoay với các quy trình quản lý đơn đặt hàng, hàng gia công, hàng gửi, hàng trả lại cho doanh nghiệp dệt may và đang rất hãi hùng chờ quyết định của cơ quan Hải quan về nguyên phụ liệu nhập dư trong ngành may. Chắc các bác rành các quy trình này lắm, xin vui lòng cho em biết một số vấn đề sơ lược được không? Miễn sao là có thể hoạt động được. Xin đa tạ. DKANH
 
   
     
 
     Gửi thảo luận (Vui lòng gõ Tiếng Việt có dấu. Nếu bạn chưa có bộ gõ Tiếng Việt, nhấn vào đây  
     
Tiêu đề 
   
 
( Tối đa1MB)
 
    (Để tham gia thảo luận, bạn cần đăng nhập)  
 
 
 
:: CÁC BÀI LIÊN QUAN
 
 
:: CÁC BÀI MỚI TRONG NGÀY
 
 
:: CÁC BÀI TIẾP THEO
 
 
 
 

Đăng ký:216483 (Vàng: 21 - Bạc:11)

Thảo luận:42710

Thuật ngữ tài chính-kinhdoanh:4964

Hỏi đáp kinh tế-kinh doanh:1494

Counter:
hit counter

Chăm sóc kỹ thuật bởi  NVS

TRANG CHỦ  |  GIỚI THIỆU  |  SITEMAP |  ĐỐI TÁC  |  ĐIỀU KHOẢN  |  Ý KIẾN  |  LIÊN HỆ/QUẢNG CÁO
Liên hệ quảng cáo:
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TRỰC TUYẾN IP (IP MEDIA JSC)
Email: info@saga.vn
 
Hà Nội: Tầng 26 Xuân Thủy Tower, 173 Xuân Thủy, Q Cầu Giấy – ĐT: (04) 39446509
TP HCM: Lầu 5, 293 Điện Biên Phủ, P. 15, Q. Bình Thạnh - ĐT:(08) 54042168
Giấy phép số 362/GP-BC do Cục Báo chí, Bộ Văn hoá-Thông tin cấp ngày 05/12/2006.
® Ghi rõ nguồn "saga.vn" khi bạn phát hành lại thông tin từ website này.